ビジネスでは「報連相(報告・連絡・相談)」が仕事の基本です。中でも「報告」は、相手に与える印象や自身の評価に大きな影響を与える重要ファクターと言えます。報告の仕方によって職場における信頼度が大きく変わるのは明白です。単なる情報共有にとどまらず、報告は上司や周囲との信頼構築につなげる大切なコミュニケーション術です。
今回は、報告の重要性、効果的な報告のコツやマナーをはじめ、上司への報告の仕方を実例付きでご紹介します。
報告はなぜ重要？
ビジネスで信頼される人は必ず効果的な報告をしています。報告が上手い人ほど仕事ができると考えられています。ここでは、報告の重要性や報告の3要素について説明いたします。
報告の重要性
仕事は指示や命令を受けることから始まります。仕事を完了したらやりっ放しにせず、報告で締めくくります。上司や指示した相手に仕事の進捗状況を伝えることによって、正確な判断をしてもらえます。
受命と報告は仕事において1セットです。報告のない仕事は存在しません。報告は、ビジネスコミュニケーションで上司と部下をつなぐ重要な役割を果たしています。
報告の仕方が重要な理由
報告は情報を伝達するだけでなく、相手との信頼を築いていく作業です。報告の仕方がよければ、その後の仕事や職場の人間関係がよりスムーズに進められます。逆に、報告が遅く、曖昧で、抜け漏れなどがあると、仕事や人間関係に支障が出る恐れがあります。
「よい報告」の3要素について
「よい報告」に不可欠な3要素についてご紹介します。
| ① タイミングよく | できるだけ早めに報告する |
| ② 正確に | 正確な情報を提供する |
| ③ 簡潔に | 相手の時間を意識して、端的にわかりやすく伝える |
効果的な報告の仕方と報告のマナー
効果的な報告の仕方とマナーについて、具体的にご紹介します。
報告内容をまとめておく
実際に報告する前に伝えるべき内容をメモなどにまとめておくのがおすすめです。言い間違いや言い漏らしを防止でき、正確で簡潔な報告が可能になります。
5W3Hでまとめる
報告内容を5W3Hでまとめる方法は以下のとおりです。
【5W】
| When | いつ | 年月日、曜日、時間、期間、週 |
| Where | どこで | 場所 |
| Who | 誰が、誰を、誰に、誰と | 対象者（社名、部署名、個人名など） |
| What | 何を | 対象物（商品/製品など） |
| Why | なぜ、どうして | 理由、原因 |
【3H】
| How | どのように、どうやって | 方法、手段、手順など |
| How much | いくら | 金額 |
| How many | いくつ | 数量 |
報告内容の構成を考慮する
報告内容の構成は下記のポイントを考慮しながらまとめます。
| 時系列 | 過去～現在～未来、古い↔︎新しい |
| 空間の流れ | 上↔︎下、右↔︎左 北海道～本州～四国～九州など |
| 因果関係 | 結果↔︎原因 |
| 重要度/緊急度 | 重要/緊急度の高いもの→低いもの |
| 既知度 | 既知（すでに知っていること）→未知（まだ知らないこと） |
報告するタイミングを考える
原則として、仕事が済んだらすぐ相手に報告します。ただし、報告する相手の状況に応じて臨機応変に対応しましょう。なお会議や打ち合わせの際に参加者全員へ報告する場合もあります。
| 相手が在席中 | ・相手が席にいて特に問題なければ、報告してOK ・在席している場合でも、もし忙しそうなら一声かけて意向を聞く →後で報告する旨をメモに書き相手のデスク上に置くか、社内チャットで同様の内容を送信しておくと確実 |
| 相手が不在時 | ・後で報告する旨をメモに書いて相手のデスク上に置くか、同様のメッセージを社内チャットで送信しておき、相手が戻ってきたら改めて報告する ・または報告内容のポイントをまとめてメモをデスク上に置くか社内チャットで送信しておき、本人が戻ってきたら改めて見てもらうよう一声かける |
相手の都合を確認する
上司は会議や出張などの予定で日々忙しい状態です。いきなり報告を始めずに、相手の都合がいいかどうか尋ねるようにしましょう。
・「失礼いたします。ただ今お時間よろしいでしょうか？」
・「〇〇部長、〇〇の件でご報告したいのですが、ご都合はよろしいでしょうか？」
報告は3ステップで順序よく
喜ばれる報告をするには、次の3ステップで順序よく話をまとめましょう。
| ① 結論から先に | 忙しい上司には最初に結論から伝えるのが簡潔で効果的 |
| ② 理由や経過は後で補足 | 理由や経過について必要に応じて短く伝達 |
| ③ 次のアクションを伝達 | ・「終わりました」「完了しました」だけでは不十分 ・今後の行動や対策についてどうするかまで伝える |
事実と推測/意見ははっきり区別する
報告する時は事実をありのまま伝えることが大事です。推測や意見はきちんと区別して、言葉でわかるように伝えます。
| 推測/憶測 | ・「～と考えられます」 「～と推測されます」 「～と思われます」 ・「～らしいです」 「～みたいです」 「～のようです」 |
| 意見 | ・「～と私は思います」 ・「私の意見では～です」 |
先読みして必要情報を伝える
報告の際に、相手や上司にとって必要な情報があれば、本来の報告内容に追加して伝えます。どんな情報が今求められているか、適切に予測しながら事前準備しておけば、喜ばれる報告ができるようになります。
特別な報告について
一回だけで済む簡単な報告から、中長期的に時間がかかる仕事の報告までさまざまなタイプがあります。
| 長くかかる仕事の場合 | ・適宜必ず中間報告をする ・長期的な仕事は進捗状況や問題点などについて定期的に報告する ・必要に応じて指示を得て、方針や計画の軌道修正を加える |
| 複雑な内容を報告する場合 | ・はじめに件数やアウトラインを伝えてから報告する →聞いている相手が予測でき理解しやすい 「3点ご報告します。」 「〇〇について報告いたします。」 ・ビジュアル化して報告するのが効果的 →報告書や表/グラフなど一覧性に優れた資料を用意する |
| トラブル発生時の報告 | ・ミスやトラブルが起きた時は、すぐに情報共有する ・悪い報告こそ速やかに報告！ →上司が迅速に的確に判断できる→信頼回復 【悪い報告をする時のポイント】 ① できるだけ早く正直に報告する →絶対に隠さないこと！ ② 結論のあと、現状や原因だけでなく対策まで伝える →「申し訳ありません」で終わらせないこと ③ 焦らず冷静に伝える |
報告の仕方の実例
報告の仕方の実例2パターンを悪い例（×）とよい例（〇）に分けてまとめます。
| 【基本の報告 3ステップ 】 結論→理由/経過→次の行動 | ×「協力企業の対応が早かったので、Ｇプロジェクトは予定どおり進んでいます。」 〇「Ｇプロジェクトは予定どおり進んでいます。協力会社の対応が早かったのが理由です。次は確認工程を行いますが、結果について明日ご報告いたします。」 |
| 【トラブル発生時の報告 3ステップ 】 結論→理由/経過→対策案 | ×「設定ミスが原因で10時に起動トラブルが発生しましたが、再設定により復旧しましたので、現在起動トラブルはすでに解消しています。」 〇「10時に起動トラブルが発生しましたが、現在はすでに解消しています。原因は設定ミスでしたが、再設定により復旧しました。今後の再発防止のため、点検システムの見直しを実施いたします。」 |
まとめ
報告の仕方で、あなたに対する信頼度と評価が大幅に変わります。上手に報告ができれば、あなたの仕事力が高く評価されます。「結論から先に」「理由や経過は後で補足」「次のアクションを伝達」の3ステップで順序よく報告します。悪い報告こそ「隠さずに」「対策を追加して」「冷静に」対応するのが大切です。今日からタイミングよく相手に伝わりやすい報告を心がけましょう。
